Nowoczesna firma branży ochrony mienia i ludzi

Sprawdź, jak dzięki digitalizacji grafików i rozliczeń uporządkowaliśmy pracę w firmie ochroniarskiej. 

Ogólnopolska firma świadcząca usługi ochrony fizycznej i elektronicznej mienia oraz ludzi
Nasz Klient to firma o zasięgu ogólnopolskim, specjalizująca się w ochronie fizycznej oraz elektronicznej. Duża część jej działalności opiera się na planowaniu i realizowaniu grafików służb na poszczególnych posterunkach, rozliczaniu czasu pracy pracowników oraz fakturowaniu usług zgodnie z zawartymi umowami.
Ręczne planowanie i rozliczenia w Excelu
Ręczne planowanie grafików służb

Planowanie grafików na wielu posterunkach odbywało się ręcznie, co wymagało dużo czasu i było podatne na pomyłki, zwłaszcza przy częstych zmianach i korektach. 

Pracochłonne rozliczanie czasu pracy

Dokładne rozliczanie czasu pracy każdego pracownika wymagało manualnego wprowadzania danych i skrupulatnej kontroli, co znacząco obciążało dział administracji.

Tworzenie faktur na podstawie rozproszonych danych

Fakturowanie odbywało się na podstawie informacji zbieranych z różnych miejsc i systemów. To komplikowało proces i zwiększało ryzyko błędów. 

Brak centralnej ewidencji umów i wysokie ryzyko błędów

Firmie brakowało centralnego repozytorium umów z klientami, co ograniczało kontrolę nad dokumentacją i sprzyjało powstawaniu pomyłek w rozliczeniach. 

Długi czas przygotowywania raportów i dokumentów

Tworzenie niezbędnych raportów oraz dokumentacji trwało długo, więc utrudniało sprawne zarządzanie i podejmowanie szybkich decyzji.

Nasz cel: Stworzenie rozwiązania, które zautomatyzuje kluczowe procesy związane z planowaniem służb, rozliczaniem czasu pracy i fakturowaniem, aby odciążyć zespół od ręcznej pracy oraz zwiększyć kontrolę i dokładność w zarządzaniu zasobami.
Dedykowany moduł zarządzania w enova365
Centralne planowanie grafików

Moduł pozwala na łatwe przypisywanie i edytowanie grafików na wielu posterunkach, co znacznie redukuje czas potrzebny na planowanie i eliminuje błędy przy ręcznym rozdzielaniu zadań. 

Automatyczne zestawianie czasu pracy

Po zakończonym miesiącu system automatycznie generuje pełne raporty godzin pracy dla każdego pracownika, upraszczając rozliczenia i eliminując konieczność ręcznego sumowania. 

Efektywne naliczanie wynagrodzeń

Moduł uwzględnia różne formy zatrudnienia i nalicza wynagrodzenia na podstawie zautomatyzowanych danych o czasie pracy.

Pełna ewidencja umów z klientami

Wszystkie umowy są gromadzone i zarządzane w systemie enova365, co daje pełną kontrolę i łatwy dostęp do dokumentacji oraz umożliwia bieżące monitorowanie zobowiązań.

Automatyczne fakturowanie usług

Faktury generowane są automatycznie w oparciu o zapisane umowy i ewidencję czasu pracy.

Mniej papierologii, więcej kontroli
Skrócenie czasu planowania i rozliczania

Centralizacja i automatyzacja procesów sprawiły, że planowanie grafików oraz rozliczanie czasu pracy trwa teraz dużo krócej. 

Zmniejszenie liczby błędów

Automatyzacja oraz pełna kontrola nad danymi ograniczyły liczbę popełnianych błędów, zwiększając dokładność rozliczeń i raportów.

Pełna przejrzystość danych

Dzięki centralnej ewidencji umów i raportom dostępnym na bieżąco, firma zyskała większą przejrzystość i łatwość zarządzania dokumentacją. 

Poprawa obsługi klientów

Automatyczne fakturowanie skróciło czas potrzebny na obsługę klientów, poprawiając płynność rozliczeń i zwiększając satysfakcję z usług firmy. 

Zobacz, co mówią o nas klienci, którzy przeszli na enova365

Małgorzata Klusek
HR & Office Administration w SMR Solutions Sp. z o.o.

Nasza współpraca z poprzednim dostawcą enova365 napotkała poważne problemy komunikacyjne. Konsultanci działali bez informowania nas o szczegółach. Przez to nie mieliśmy kontroli nad systemem i kluczowymi parametrami rozliczeń. Taki brak transparentności prowadził do kosztownych błędów i potwornej straty czasu. 

Szukaliśmy firmy, która nauczy nas samodzielnie pracować w tym systemie. Dzięki poleceniu trafiliśmy do Unibox i od razu poczuliśmy różnicę. Konsultanci jasno tłumaczyli, dawali wybór i umożliwili pełną kontrolę nad procesami. Program wreszcie stał się zrozumiały i intuicyjny. 

Unibox nie tylko usprawnił system, ale dał nam realne kompetencje. Teraz nawet nowi pracownicy szybko się wdrażają i pracują bez potrzeby zewnętrznego wsparcia. Nasza praca stała się prostsza, sprawniejsza i wolna od błędów. 

Unibox całkowicie spełnił nasze oczekiwania. Dzięki tej współpracy oszczędzamy czas, unikamy problemów i możemy skupić się na rozwoju firmy. 

Polecamy z całego serca! 

Maciej Sidorowicz
CEO w Wood Glass Team Sp. z o.o.

Jako firma produkcyjna pracująca w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu, potrzebujemy partnera, który nie tylko zna system enova365, ale potrafi działać szybko, samodzielnie i z wyprzedzeniem. Unibox dokładnie tak funkcjonuje. 

Obsługują nas kompleksowo w obszarach finansów, kadr i magazynu. Dbają o zgodność z przepisami, aktualizacje oraz integracje z innymi systemami. Wdrażają rozwiązania „szyte na miarę” i reagują natychmiast, gdy coś się posypie. 

Dla mnie największa wartość? Mam spokój. Nie muszę się angażować operacyjnie ani pilnować tematów – zespół nie zgłasza problemów, wszystko działa, a ja mogę skupić się na rozwoju firmy. 

To rzetelna i bezproblemowa współpraca, którą z pełnym przekonaniem polecamy każdej firmie, która szuka solidnego partnera do obsługi systemu enova365. 

Joanna Błaszkiewicz - Lasek
Specjalista ds. kadr i płac w Toruńskiej Orkiestrze Symfonicznej

Jako instytucja kultury pod względem kadrowym i księgowym różnimy się od typowych korporacji. Dlatego potrzebujemy partnera, który nie tylko działa sprawnie, ale także perfekcyjnie zna zarówno system enova365, jak i aktualne przepisy. A co najważniejsze jest dostępny wtedy, kiedy naprawdę tego potrzebujemy. 

Unibox to właśnie taki zespół. Reagują błyskawicznie, a gdy pojawiają się nietypowe sytuacje, szybko wracają z precyzyjnie dopasowanym rozwiązaniem. Nie musimy sami martwić się pilnowaniem naszych spraw, bo oni robią to za nas. 

Mamy więc pewność, że wszystko działa jak należy – bez ryzykownych przerw po drodze. Dzięki czemu oszczędzamy mnóstwo czasu, stresu i energii. Dla nas to ogromna różnica.

Dlatego gorąco polecamy współpracę z Unibox każdemu, kto szuka niezawodnego partnera do obsługi systemu enova365. 

Krzysztof Łuczak
IT Director w iSpot Sp. z o.o.

Współpraca z Unibox to solidne i efektywne wsparcie biznesowe.

Szybko reagują na zmiany, sprawnie rozwijają naszą platformę enova365 i dobrze rozumieją specyfikę naszej pracy. Każde zgłoszenie traktują poważnie – wdrażają nowe funkcjonalności w krótkim czasie, a ich wsparcie techniczne działa również poza standardowymi godzinami, w tym w weekendy. 

Podczas migracji do enova365 pokazali pełne zaangażowanie i elastyczność, dostosowując się do naszych napiętych terminów. Komunikacja przebiega sprawnie – zamiast czekać w systemie zgłoszeń, otrzymujemy szybkie odpowiedzi mailowo lub telefonicznie, co pozwala unikać przestojów. 

Unibox działa także transparentnie – jeśli czegoś nie mogą zrealizować, otwarcie o tym informują i rekomendują sprawdzonych specjalistów. Cotygodniowe 30-minutowe spotkania na poziomie wyższego kierownictwa pozwalają ustalać priorytety i szybko reagować na wyzwania. 

Profesjonalizm, elastyczność i rzetelność – polecamy współpracę z Unibox! 

Marcin Kida
Partner, Biegły Rewident w EUREX EXPERTISE Sp. z o.o.

Przed wdrożeniem z Uniboxem działaliśmy na narzędziu, które często wymagało ręcznych naliczeń w Excelu wspierających obróbkę danych płacowych. Firma rosła, a system przestał nadążać. Zespół pracował po godzinach, żeby zrobić naliczenia na czas. Im dłużej to trwało, tym bardziej się tym frustrowaliśmy.  

Do opieki nad systemem enova365 rozważaliśmy dwie firmy. (…) Spodziewaliśmy się, że to Unibox lepiej dopasuje się do wyzwań naszego 7-osobowego zespołu kadrowo-płacowego obsługującego naliczenia dla kilkudziesięciu, znacząco zróżnicowanych klientów 

(…) Dzięki współpracy z Uniboxem mamy system, który działa stabilnie, pozwala nam samodzielnie zarządzać naliczeniami i bez problemu obsługiwać większą liczbę klientów. Zespół pracuje w przewidywalnym rytmie, a klienci powinni widzieć poprawę – w komunikacji, dokładności i czasie reakcji.

Jeśli ktoś szuka partnera, który zaangażuje się w dokładne zrozumienie potrzeb i nie tylko wdroży system, ale realnie usprawni działanie zespołu – Unibox jest w mojej ocenie właściwym wyborem. 

Dorota Bujwid
Kierownik Działu Administracji w Suszarni Warzyw Jaworski Spółka Akcyjna Spółka Komandytowa

Współpraca z Unibox to najlepsza decyzja, jaką podjęliśmy w zakresie enova365. 

Unibox od początku jest konkretny i uczciwy. Przy realizacji projektów przedstawiają różne opcje, gdy da się coś zrobić taniej, mówią o tym wprost.

Możemy szczerze powiedzieć, że ze specjalistami z Unibox nie ma rzeczy niemożliwych. Gdy przychodzimy z jakimś pomysłem, oni po prostu go analizują. I w ciągu kilku dni przedstawiają najlepsze możliwe rozwiązanie.

Dzięki naszej współpracy sprawnie wdrożyliśmy z nimi w system enova365 moduł księgowy. Skutecznie wyeliminowaliśmy w różnych działach segregatory i pliki w Excelu. Wszystkie zmiany ułatwiają nam pracę i oszczędzają cenny czas!

Co więcej, system błyskawicznie generuje precyzyjne raporty, dzięki którym sprawnie podejmujemy trafniejsze decyzje biznesowe. To pozwala nam rozwijać firmę w takim tempie, jak chcemy. 

Z pełnym przekonaniem polecamy ich każdej firmie, która szuka rzetelnego wsparcia w zarządzaniu enova365.

Maria Gucko
Kierownik działu ds. kadr i płac w Cukierni Sowa sp. z o.o.

Z firmą Unibox współpracujemy od 2018 roku.  

Wcześniej współpraca z innymi Partnerami enova365 była trudna i niesatysfakcjonująca. 

Zespół Unibox od początku zaimponował nam skutecznością, spokojem i świetnym podejściem – nie słyszymy „nie da się”, tylko widzimy szybkie, konkretne działanie. 

To partner, któremu można zaufać – szczególnie w przypadku dużych firm i złożonych procesów kadrowych. 

Wojciech Graczyk
Managing Director w Pozzani Polska sp. z o.o.

Dzięki enova365 i Unibox w końcu możemy skupić się na biznesie, zamiast na problemach z oprogramowaniem.

Nasz poprzedni system był zamknięty, a każda, nawet drobna zmiana, wiązała się z dużymi kosztami i długim czasem oczekiwania. Takie ograniczenia porządnie nas frustrowały… 

Z enova365 w końcu mamy pełną swobodę działania.

System dopasowuje się do naszych potrzeb, rośnie razem z firmą i nie wymaga ciągłego inwestowania w nowe rozwiązania. Nie musimy się martwić, co będzie dalej – wiemy, że oprogramowanie nadąży za naszym rozwojem. Jednocześnie specjaliści z Unibox naprawdę zrozumieli, jak działamy i czego  dokładnie potrzebujemy.

Nie traciliśmy czasu na tłumaczenie wszystkiego od zera – zawsze dostawaliśmy konkretne opcje, jak rozwiązać nasze problemy. A gdy pojawiały się jakieś zmiany, awarie czy potrzeba integracji, zawsze reagowali błyskawicznie. 

Dzięki współpracy z Uniboxem już od 10 lat możemy w pełni skupić się na rozwoju naszej firmy – bez strachu, że system nas po drodze zahamuje. (…)

Barbara Biernat
Wiceprezes Zarządu w „Społem” Powszechna Spółdzielnia Spożywców w Bochni

Współpraca z Unibox to absolutna rewolucja. Kiedyś pracowaliśmy na starym dosowym programie z trzema oddzielnymi modułami – kadry, księgowość, dywidendy – wszystko robione ręcznie na dwóch komputerach. Każdy raport ze sklepu i każdy dokument księgowy musiałyśmy ręcznie wpisywać do systemu. Odszukanie czegokolwiek w tysiącach papierów graniczyło z cudem.

Dziś, dzięki enova365, każdy ruch, kliknięcie i dokument widzimy wyraźnie w systemie. I to w czasie rzeczywistym. Zamiast godzinami przeszukiwać sterty papierów, wystarczy przefiltrować dane, aby w kilka minut znaleźć potrzebny dokument! 

Jednocześnie zespół Uniboxu gładko przeprowadził nas przez cały proces zmiany – od analizy, przez przeniesienie danych, po dostosowanie nowego systemu do naszych potrzeb.

Efekt przerósł nasze oczekiwania. Oszczędziliśmy dziesiątki godzin miesięcznie i zredukowaliśmy ilość błędów do absolutnego minimum. A gdy coś jednak się pojawi, specjalista z Unibox rozwiązuje go dosłownie w 10-15 minut. (…)  

12-13 lat współpracy nigdy nie spotkaliśmy się z odmową. Z pełnym zaufaniem możemy powiedzieć, że to partner, na którego zawsze możemy liczyć. 

wybierz firmę unibox

Twoja firma boryka się z podobnymi problemami?

Porozmawiajmy. Pokażemy Ci, jak możemy uporządkować procesy w Twojej firmie, abyś mógł pracować prościej i skuteczniej.
Wolisz skorzystać z formularza? Nie ma problemu!
Przejdź do formularza