Sieć handlowo-produkcyjna PSS Społem

Jak przeprowadziliśmy integrację sklepów, produkcji i finansów w jeden system, który uporządkował procesy i wyeliminował podwójną pracę.

PSS Społem w Bochni – znana sieć handlowo-produkcyjna

Firma z bogatą tradycją, która łączy w sobie sieć popularnych sklepów detalicznych oraz własną produkcję – piekarnię i masarnię. To przedsiębiorstwo o złożonej strukturze, które każdego dnia zarządza sprzedażą, zaopatrzeniem, produkcją i finansami na dużą skalę.

Gdy systemy stają się przeszkodą

Nowego kontrahenta trzeba było założyć osobno w programie handlowym, księgowym i jeszcze innym. Każda taka operacja to strata czasu i ryzyko pomyłki. Tak wyglądała codzienna praca zespołu.

W przypadku niezgodności w rozliczeniach, szukanie błędu przypominało szukanie igły w stogu siana. Pracownicy musieli pozasystemowo uzgadniać dane, co było czasochłonne i frustrujące.

Uzgadnianie transakcji z kart płatniczych, BLIKa czy przelewów było ogromnym obciążeniem. Brak automatyzacji w tym obszarze oznaczał godziny żmudnej, ręcznej pracy.

Firma, płacąc za wiele faktur jednym przelewem, nie mogła poinformować partnera, których dokumentów dotyczy wpłata. Kończyło się to dziesiątkami telefonów od kontrahentów z prośbą o wyjaśnienie.

Naszym celem było zastąpienie archipelagu niepołączonych systemów w jedno, zintegrowane centrum zarządzania, które zautomatyzuje procesy i da firmie pełną kontrolę.

enova365 jako serce firmy i dedykowane automatyzacje

Połączyliśmy enova365 z systemem do obsługi detalicznej sklepów. Wszystkie dokumenty sprzedażowe importują się automatycznie, a następnie same księgują. Koniec z ręcznym przepisywaniem i dublowaniem danych.

Stworzyliśmy narzędzie, które automatycznie rozlicza zapisy z transakcji kartowych i innych płatności elektronicznych. System sam uzgadnia dane, odciążając pracowników od jednego z najbardziej żmudnych zadań.

Zbudowaliśmy automat, który po przygotowaniu zbiorczego przelewu natychmiast wysyła e-mail do kontrahenta. Wiadomość zawiera kwotę przelewu i precyzyjną listę faktur, które zostały opłacone. Proste rozwiązanie, które zlikwidowało problem niejasnych płatności.

Wdrożyliśmy nasz autorski dodatek do zarządzania produkcją, który dał Klientowi pełną kontrolę nad rentownością wyrobów, gospodarką magazynową i kalkulacją cen. Dodatkowo, uruchomiliśmy moduł do obsługi udziałowców, automatyzujący procesy związane z naliczaniem i wypłatą dywidend.

Konkretne korzyści widoczne od ręki

Co przełożyło się na tysiące zaoszczędzonych godzin pracy.

Pozwoliła na naturalną redukcję zatrudnienia w działach administracyjnych, gdy kluczowe osoby przechodziły na emeryturę.

Uwolniła pracowników od żmudnego uzgadniania transakcji i pozwoliła im skupić się na bardziej analitycznych zadaniach.

Dzięki automatycznym powiadomieniom o płatnościach.

Umożliwiła podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Zarząd w każdej chwili ma pełen obraz sytuacji finansowej i operacyjnej firmy w jednym miejscu.

Opinia klienta

Barbara Biernat

Wiceprezes Zarządu w „Społem” Powszechna Spółdzielnia Spożywców w Bochni

Współpraca z Unibox to absolutna rewolucja.

Kiedyś pracowaliśmy na starym dosowym programie z trzema oddzielnymi modułami – kadry, księgowość, dywidendy – wszystko robione ręcznie na dwóch komputerach. Każdy raport ze sklepu i każdy dokument księgowy musiałyśmy ręcznie wpisywać do systemu. Odszukanie czegokolwiek w tysiącach papierów graniczyło z cudem.

Dziś, dzięki enova365, każdy ruch, kliknięcie i dokument widzimy wyraźnie w systemie. I to w czasie rzeczywistym. Zamiast godzinami przeszukiwać sterty papierów, wystarczy przefiltrować dane, aby w kilka minut znaleźć potrzebny dokument!

Jednocześnie zespół Uniboxu gładko przeprowadził nas przez cały proces zmiany – od analizy, przez przeniesienie danych, po dostosowanie nowego systemu do naszych potrzeb.
Efekt przerósł nasze oczekiwania. Oszczędziliśmy dziesiątki godzin miesięcznie i zredukowaliśmy ilość błędów do absolutnego minimum. A gdy coś jednak się pojawi, specjalista z Unibox rozwiązuje go dosłownie w 10-15 minut.

Firma zawsze nam pomaga – nawet gdy chodzi o naprawdę niestandardowe potrzeby, jak np. stworzenie osobnego modułu do produkcji czy automatyczne parowanie dokumentów księgowych (przy 8-10 tys. dokumentów miesięcznie!).

12-13 lat współpracy nigdy nie spotkaliśmy się z odmową. Z pełnym zaufaniem możemy powiedzieć, że to partner, na którego zawsze możemy liczyć.